Collaboration
7.1. Partager des documents
Vous disposez des options suivantes :
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Vous pouvez partager un document sélectionné avec un accès en lecture en créant un lien public.
Vous pouvez donner ce lien à des utilisateurs internes ou des partenaires extérieurs. Toute personne ayant obtenu le lien pourra lire le document.
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Invitez par courriel des utilisateurs internes ou des partenaires extérieurs à un partage. Vous pouvez définir quels sont les droits donnés sur le document.
Le courriel d'invitation contient des informations pour accéder au document. Si un partenaire extérieur accède au document, celui-ci sera automatiquement connecté comme utilisateur invité.
Pour partager le document sélectionné avec un accès en lecture en utilisant un lien public :
Prérequis : votre document est ouvert en mode édition.
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Cliquez sur dans la barre de menu Office.
Cliquez sur l'icône dans la barre d'outils. Cliquez sur .
La fenêtre de partage d'objets s'ouvre. Elle contient un lien public donnant accès en lecture au partage.
Pour insérer le lien dans d'autres applications, cliquez sur l'icône à côté du lien.
Vous disposez des options suivantes :
Pour envoyer directement le lien par courriel, saisissez les adresses électroniques des destinataires. Vous pouvez également saisir un message à leur intention.
Par défaut, les données partagées en lecture le sont pour une durée illimitée. Pour définir une limite dans le temps pour ce partage, activez . Sélectionnez un délai d'échéance.
Pour protéger l'accès à l'aide d'un mot de passe, activez . Saisissez un mot de passe. Si vous envoyez le lien public par courriel, celui-ci contiendra le mot de passe.
Cliquez sur .
Pour inviter des utilisateurs internes ou des partenaires extérieurs à lire ou modifier le document sélectionné :
Prérequis : votre document est ouvert en mode édition.
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Cliquez sur dans la barre de menu Office.
Cliquez sur l'icône dans la barre d'outils. Cliquez sur .
Une fenêtre s'ouvre. Les droits existants seront affichés sous forme de liste.
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Saisissez une adresse électronique dans Ajouter des personnes. L'adresse électronique sera ajoutée à la liste comme un utilisateur interne, un groupe ou un invité. Des droits prédéfinis lui sont accordés.
Si nécessaire, saisissez un message.
Vous disposez des options suivantes :
Pour adapter les droits d'un utilisateur, cliquez sur le droit utilisateur actuel,. Sélectionnez une option dans le menu.
Pour supprimer un droit, cliquez sur l'icône à côté du nom. Cliquez sur .
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Cliquez sur .
Le destinataire reçoit un courriel avec un lien. Si le destinataire clique sur le lien, le document s'ouvre dans l'Afficheur. Si vous avez donné des droits de modification à ce destinataire, celui-ci peut ouvrir le document et l'éditer en cliquant sur dans l'Afficheur.
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