Chapter 7. Moduł Magazyn informacji / 7.6. Zarządzanie elementami magazynu informacji | ||||
|---|---|---|---|---|
 | 7.5. Tworzenie elementu magazynu informacji | Chapter 8. Opcje |  | |
Chapter 7. Moduł Magazyn informacji / 7.6. Zarządzanie elementami magazynu informacji | ||||
|---|---|---|---|---|
| 7.5. Tworzenie elementu magazynu informacji | Chapter 8. Opcje | | |
Wyszukiwanie za pomocą wyszukiwanego pojęcia pozwala na znalezienie elementu magazynu informacji w bieżącym folderze magazynu informacji. Szukane pojęcie określa znaki, które będą wyszukiwane.
Znalezione zostaną wszystkie elementy magazynu informacji zawierające w tytule szukane pojęcie.
Przykład: aby znaleźć elementy magazynu informacji o tytułach "edycje marketingowe" i "podstawy marketingu" należy wprowadzić pojęcie "marketing".
Jak szukać elementu magazynu informacji:
W drzewie folderów wybierz folder magazynu informacji, który chcesz przeszukać.
Otwórz widok poziomy lub widok listy.
W części panelu wpisz do pola wejściowego wyszukiwane hasło.
Uwaga: jeśli część panelu nie jest wyświetlana, kliknij umieszczoną w prawej górnej części panelu ikonę 
. Włącz funkcję wyszukiwania w wyświetlonym menu.
Wprowadź wyszukiwane hasło w polu wejściowym.
W części panelu kliknij ikonę 
.
Wynik: w oknie widoku ogólnego zostaną wyświetlone elementy magazynu informacji dopasowane do wyszukiwanego pojęcia.
Sposób wyświetlania wszystkich elementów magazynu informacji w aktualnie wybranym folderze magazynu informacji:
W części panelu kliknij polecenie .
Istnieje możliwość późniejszej zmiany danych wprowadzonych podczas tworzenia elementu magazynu informacji.
Uwaga: aby zmodyfikować element magazynu informacji w folderze publicznym lub udostępnionym, należy mieć uprawnienia do edycji dla obiektów z danego folderu.
Jak wykonać edycję elementu magazynu informacji:
Wybierz w widoku listy lub widoku poziomym element magazynu informacji.
W części panelu kliknij opcję . Zostanie wyświetlone okno Element magazynu informacji.
Zmień dane elementu magazynu informacji. Szczegółowy opis danych znajduje się w części 7.5: Tworzenie elementu magazynu informacji. Informacje dotyczące pracy z wersjami dokumentu można znaleźć w części 7.6.2.3: Praca z wersjami dokumentu.
Kliknij na panelu ikonę . Okno zostanie zamknięte.
Wynik: element magazynu informacji został zmieniony.
Jeśli nie chcesz zatwierdzać zmian, kliknij przycisk w części panelu .
Wskazówka: aby wykonać edycję elementu możesz także użyć menu kontekstowego lub kliknąć dwa razy element magazynu informacji.
Edytowany element magazynu informacji należy zablokować. Ma to na celu:
Blokada pozwala przekazać innym użytkownikom magazynu informacji, że wybrany element jest aktualnie edytowany i może nie być aktualny.
Jeśli zablokowany element magazynu informacji znajduje się w folderze udostępnianym innym użytkownikom, to nie będą oni mogli go zmodyfikować, nawet jeśli mają uprawnienia do modyfikacji.
Jak zablokować element magazynu informacji:
Wybierz w widoku listy lub widoku poziomym przynajmniej jeden element magazynu informacji.
W części panelu kliknij polecenie .
Po zakończeniu wprowadzania zmian należy odblokować dany element.
Jak odblokować element:
Wybierz w widoku listy lub widoku poziomym przynajmniej jeden zablokowany element magazynu informacji.
W części panelu kliknij polecenie .
Wskazówka: funkcje i są także dostępne w menu kontekstowym.
Istnieje możliwość usunięcia dokumentu z pozycji magazynu informacji. Spowoduje to usunięcie wszystkich wersji dokumentu. Dalsze informacje o pracy z wersjami dokumentu można znaleźć w części 7.6.2.3: Praca z wersjami dokumentu.
Uwaga: Ta funkcja nie powoduje usunięcia jakiegokolwiek dokumentu z dysku lokalnego.
Sposób usuwania dokumentu z pozycji magazynu informacji:
Wybierz w widoku listy lub widoku poziomym element magazynu informacji.
W części panelu kliknij opcję . Zostanie wyświetlone okno Element magazynu informacji.
Kliknij przycisk . Zostanie wyświetlone okno Usuń plik.
Jeśli na pewno chcesz usunąć wszystkie wersje pliku dokumentu z danej pozycji magazynu informacji, kliknij przycisk .
Wynik: wszystkie wersje pliku dokumentu zostaną usunięte z pozycji magazynu informacji. Sama pozycja magazynu informacji nie zostanie skasowana.
Jeśli pozycja magazynu informacji zawiera dokument, możesz wykonać następujące czynności:
Dodawanie nowej wersji dokumentu
Usuwanie wersji dokumentu
Ustawianie wersji dokumentu jako bieżącej
Jak dodać nową wersję dokumentu:
Wybierz w widoku listy lub widoku poziomym element magazynu informacji.
W części panelu kliknij polecenie . Zostanie wyświetlone okno Element magazynu informacji.
Kliknij przycisk .
Kliknij przycisk .
Wybierz plik, który ma być dodany jako załącznik. Zamknij okno dialogowe wyboru pliku.
Kliknij na panelu ikonę . Okno zostanie zamknięte.
Jeśli niezbędny jest komentarz, wpisz go do wyświetlonego okna Komentarz na temat wersji.
W wyświetlonym oknie kliknij przycisk . Jeśli nie chcesz wprowadzać komentarza, kliknij polecenie . Aby anulować proces, kliknij polecenie .
Wynik: dokument zostanie przesłany na serwer. Po zakończeniu procesu okno Element magazynu informacji zostanie zamknięte.
Uwaga: w zależności od rozmiaru dokumentu i posiadanego połączenia cały proces może zająć trochę czasu.
Jak usunąć wersję dokumentu z elementu magazynu informacji:
Otwórz element magazynu informacji w widoku poziomym.
Kliknij kartę .
Wybierz wersję dokumentu w widoku listy.
W części panelu kliknij polecenie . Zostanie wyświetlone okno Usuń wersję.
Jeśli na pewno chcesz usunąć wersję dokumentu, kliknij przycisk .
Wynik: wersja dokumentu zostanie usunięta z elementu magazynu informacji.
Uwaga: Ta funkcja nie powoduje usunięcia jakiegokolwiek dokumentu z dysku lokalnego.
Jak ustawić wersję dokumentu jako wersję bieżącą:
Otwórz element magazynu informacji w widoku poziomym.
Kliknij kartę .
Wybierz wersję dokumentu w widoku listy.
Kliknij polecenie w części panelu .
Wynik: wybrana wersja dokumentu zostanie ustawiona jako bieżąca.
Istnieją następujące możliwości drukowania elementów magazynu informacji:
Drukowanie listy elementów magazynu informacji
Drukowanie danych elementu magazynu informacji
Jak wydrukować listę elementów magazynu informacji:
Otwórz elementy magazynu informacji w widoku listy.
Wybierz elementy magazynu informacji do wydrukowania:
Aby wydrukować tylko część elementów magazynu informacji, wybierz te, które chcesz wydrukować.
Aby wydrukować wszystkie elementy magazynu informacji w widoku listy, wybierz wszystkie elementy lub nie wybieraj żadnego.
W części panelu kliknij polecenie . Zostanie wyświetlone nowe okno z podglądem wydruku oraz okno systemowe Drukuj.
Jeśli to konieczne, zmień ustawienia drukarki w oknie systemowym.
W oknie systemowym kliknij polecenie .
Wynik: lista elementów magazynu informacji zostanie wydrukowana.
Jak wydrukować dane elementu magazynu informacji:
Otwórz element magazynu informacji w widoku poziomym.
W części panelu kliknij polecenie . Zostanie wyświetlone nowe okno z podglądem wydruku oraz okno systemowe Drukuj.
Jeśli to konieczne, zmień ustawienia drukarki w oknie systemowym.
W oknie systemowym kliknij polecenie .
Wynik: dane z elementu magazynu informacji zostaną wydrukowane.
Aby przenieść element magazynu informacji, istnieją następujące możliwości:
Za pomocą funkcji panelu
Poprzez przeciągnij i upuść
Uwaga: przy przenoszeniu elementów magazynu informacji z folderu źródłowego do docelowego należy mieć następujące uprawnienia:
Uprawnienia do usuwania obiektów z folderu źródłowego
Uprawnienia do tworzenia obiektów w folderze docelowym
Jak przenieść element magazynu informacji przy użyciu funkcji panelu:
Wybierz w widoku listy lub widoku poziomym przynajmniej jeden element magazynu informacji.
W części panelu kliknij polecenie . Zostanie wyświetlone okno Wybierz folder.
W oknie Wybierz folder kliknij folder magazynu informacji. Możesz kliknąć tylko te foldery, do których możesz przenosić elementy magazynu informacji.
Wynik: elementy magazynu informacji zostały przeniesione.
Jeśli chcesz anulować proces, kliknij przycisk , który znajduje się w prawej górnej części okna Wybierz folder.
Jak przenieść elementy magazynu informacji poprzez przeciągnięcie i upuszczenie:
Wybierz w widoku listy lub widoku poziomym przynajmniej jeden element magazynu informacji.
Przeciągnij wybrany element magazynu informacji do folderu magazynu informacji. Ikona, która jest wyświetlana obok kursora myszy, wskazuje następujące informacje:
Podczas przeciągania do poprawnego folderu docelowego pojawi się zielony znak wyboru.
Podczas przeciągania do niepoprawnego folderu docelowego pojawi się czerwona ikona zakazu.
Po ustawieniu kursora nad folderem docelowym puść przycisk myszy.
Wynik: elementy magazynu informacji zostały przeniesione.
Jeśli chcesz anulować przenoszenie, ustaw kursor nad niepoprawnym folderem docelowym i puść przycisk myszy.
Możesz wykonać następujące czynności:
Przypisz z góry ustalone kategorie do istniejących elementów magazynu informacji,
Usuń przypisane kategorie.
Informacje o określaniu kategorii można znaleźć w 8.2.3: Zarządzanie znacznikami.
Jak przypisać elementy magazynu informacji do z góry ustalonych kategorii:
Kliknij prawym klawiszem myszy element magazynu informacji.
Wybierz w podmenu. Otworzy się podmenu.
Użyj jednej z następujących możliwości:
Aby przypisać jedną z wyświetlonych kategorii, kliknij tę kategorię w podmenu.
Aby przypisać innę kategorię:
W podmenu kliknij . Otworzy się okno dialogowe . Lista w polu zawiera wszystkie zdefiniowane kategorie.
W liście pola aktywuj pola wyboru kategorii, które mają zostać przypisane do elementu magazynu informacji.
Kliknij .
Wynik: Kategorie zostały przypisane do elementu magazynu informacji.
Jak usunąć przypisane kategorie:
Kliknij prawym klawiszem myszy element magazynu informacji.
Wybierz w menu kontekstowym. Otworzy się podmenu.
Użyj jednej z następujących możliwości:
Aby usunąć wszyskie przypisane kategorie, kliknij w podmenu.
Aby usunąć pojedyncze przypisane kategorie:
Kliknij w podmenu. Otworzy się okno dialogowe .
W liście pola dezaktywuj pola wyboru kategorii, które mają zostać usunięte.
Kliknij .
Wynik: Kategorie zostaną usunięte z elementu magazynu informacji.
Flagi to kolorowe etykiety służące do oznaczania elementów magazynu informacji. Znaczenie poszczególnych kolorów możesz określić samodzielnie.
W widoku poziomym i widoku listy flagi są wyświetlane w ostatniej kolumnie.
Jak oznaczać elementy magazynu informacji flagami:
Wybierz w widoku listy lub widoku poziomym element magazynu informacji.
W części panelu kliknij dowolną flagę poza pierwszą.
Wynik: wybrany element magazynu informacji zostanie oznaczony flagami.
Jak usuwać flagi:
W widoku poziomym lub widoku listy wybierz elementy magazynu informacji oznaczone flagami:
Kliknij pierwszą flagę w części panelu Flagi.
Wynik: flagi zostaną usunięte.
Ostrzeżenie: nie można przywrócić usuniętych elementów magazynu informacji. Przed usunięciem elementu magazynu informacji upewnij się, że nie jest Ci on już potrzebny.
Uwaga: w celu usunięcia elementu magazynu informacji z folderu publicznego lub udostępnionego, musisz mieć uprawnienia do usuwania obiektów z tych folderów.
Jak usunąć jeden lub kilka elementów magazynu informacji:
Wybierz w widoku listy lub widoku poziomym przynajmniej jeden element magazynu informacji.
W części panelu kliknij polecenie . Zostanie wyświetlone okno Usuń elementy.
Jeśli na pewno chcesz usunąć elementy magazynu informacji, kliknij przycisk .
Wynik: elementy magazynu informacji zostaną trwale usunięte.
Wskazówka: elementy magazynu informacji możesz także usunąć przy użyciu menu kontekstowego lub klawisza <del>.
Przy użyciu usługi WebDAV można korzystać z elementów magazynu informacji w ten sam sposób, co z lokalnych plików na dysku. Dostęp przez usługę WebDAV ma wady i zalety w porównaniu z dostępem przez interfejs użytkownika:
Zaletą jest szybki i bezpośredni dostęp przez przeglądarkę internetową lub eksplorator plików. Nie trzeba się logować do interfejsu programu do pracy grupowej.
Wadą jest możliwość wyświetlenia wyłącznie bieżącej wersji dokumentu. Nie są również wyświetlane informacje o historii dokumentu oraz informacje dodatkowe, takie jak komentarze.
Uwaga: usunięcie elementu pliku przy użyciu usługi WebDAV oznacza usunięcie wszystkich jego wersji, a nie tylko bieżącej. Aby usunąć określoną wersję dokumentu, należy użyć metod opisanych w części 7.6.2.3: Praca z wersjami dokumentu.
Dostęp do magazynu informacji przy użyciu usługi WebDAV zależy od zainstalowanego na komputerze systemu operacyjnego.
Jak uzyskać dostęp do elementów magazynu informacji przy użyciu usługi WebDAV z systemu Linux:
Otwórz przeglądarkę internetową (np. KDE Konqueror).
W polu wprowadź następujący adres: webdav://<adres>/servlet/webdav.infostore <adres> należy zastąpić adresem IP lub URL serwera Open-Xchange.
Wprowadź nazwę użytkownika i hasło. Użyj danych logowania używanych dla serwera Open-Xchange.
Wynik: elementy magazynu informacji zostaną wyświetlone w przeglądarce.
Jak uzyskać dostęp do elementów magazynu informacji przy użyciu usługi WebDAV z systemu Windows XP:
Kliknij przycisk w lewym dolnym rogu pulpitu lub kliknij dwa razy ikonę i otwórz Moje miejsca sieciowe.
Przejdź do zadań Sieć, otwórz okno dialogowe Miejsca sieciowe i kliknij polecenie . Zostanie wyświetlony kreator dodawania zasobów sieciowych. Kliknij przycisk ..
W następnym oknie dialogowym wybierz pozycję .
Wpisz następujący adres: webdav://<adres>/servlet/webdav.infostore <adres> należy zastąpić adresem IP lub URL serwera Open-Xchange.
Wprowadź nazwę użytkownika i hasło. Użyj danych logowania używanych dla serwera Open-Xchange.
W następnym oknie dialogowym możesz przypisać nazwę do zasobu sieciowego.
Uwaga: jeśli używasz kodowania znaków ISO, nie wprowadzaj żadnych znaków specjalnych. Serwer Open-Xchange używa kodowania UTF-8.
W następnym oknie dialogowym kliknij polecenie .
Wynik: możesz używać elementów magazynu informacji przy użyciu miejsca sieciowego.
Przed użyciem usługi WebDAV musisz zainstalować Aktualizację programu systemu Microsoft.
Jak zainstalować Aktualizację programu systemu Microsoft dla usługi WebDAV:
Otwórz przeglądarkę internetową.
Wpisz następujący adres: http://support.microsoft.com/kb/907306
Wybierz pozycję More Information (Więcej informacji) i kliknij polecenie .
Na stronie pobierania kliknij polecenie . Zostanie pobrany plik Webfldrs-KB907306-ENU.exe.
Kliknij go dwa razy. Zostanie uruchomiony program instalacyjny.
Jak uzyskać dostęp do elementów magazynu informacji przy użyciu usługi WebDAV z systemu Windows Vista:
W oknie Eksploratora Windows kliknij polecenie .
Kliknij prawym przyciskiem myszy wolny obszar po prawej stronie Eksploratora. Z rozwijanego menu wybierz polecenie . Zostanie wyświetlone okno dialogowe Dodaj lokalizację sieciową. Kliknij przycisk .
Wybierz polecenie . Kliknij przycisk Dalej.
W oknie dialogowym Dodaj ścieżkę sieciową wpisz następujący adres: webdav://<adres>/servlet/webdav.infostore <adres> należy zastąpić adresem IP lub URL serwera Open-Xchange .
Wprowadź nazwę użytkownika i hasło. Użyj danych logowania używanych dla serwera Open-Xchange.
W następnym oknie dialogowym możesz przypisać nazwę do zasobu.
W następnym oknie dialogowym kliknij polecenie .
Wynik: dostęp do elementów magazynu informacji jest możliwy poniżej ikony .
